Waarom Product Data Management is zoals het zoeken naar chocoladepasta in de supermarkt

O nee, de chocoladepasta is op! Hup, snel naar de supermarkt! Je loopt intuïtief naar het juiste schap en enkele minuten later sta je buiten, mét de chocoladepasta. Maar kom je in een onbekende supermarkt, dan ligt niets op de vanzelfsprekende plaats. Vind je het juiste schap, dan is de chocoladepasta zonder hazelnoot. Goed genoeg? Je twijfelt … Je trekt een medewerker aan zijn mouw over ‘jouw’ merk, maar die vraagt het na en daardoor wacht je nog langer. De lunchtijd is bijna voorbij. Je maag knort. Voorbij de kassa kijk je naar je aankoop. Pindakaas. Ook lekker, maar niet wat je wilde.

Chocoladepasta en productontwerp

Bij productontwerp gaat het ook zo. Engineers zijn gemiddeld bijna 25% van hun tijd kwijt aan het zoeken van de juiste (versies van) bestanden.

Stel: je bedrijf verkoopt een project en jij mag het ontwerpen. Je hebt ooit een vergelijkbaar ontwerp gemaakt. Kun je daarop verder werken, dan scheelt dat veel tijd!

Nu moet je dat bestand terugvinden. Je zoekt op het netwerk en bij een collega op zijn computer. Voor zoeken op een projectnummer moet je eerst dat nummer weten. En bestandsnamen zijn achteraf gezien ook niet altijd even logisch.

Na een uur sta je nog steeds met lege handen. Je zou er wanhopig van worden. Dan maar het volledige ontwerp opnieuw maken…

Het belang van datamanagement

Wanneer engineers productiever werken, kan het bedrijf meer opdrachten aannemen zonder groei in FTE’s. Product Data Management (PDM) is zoals blindelings de chocoladepasta kunnen vinden. Het betekent dat je alle data én metadata van Engineering beheert. Metadata zijn kenmerken van bepaalde gegevens, oftewel: data over data.

Voorbeelden van metadata:

• Document- of artikelnummer
• Inkoop- of maakdeel?
• Materiaalsoort
• Versienummer
• Type: plaatwerk, frees- of draaideel

Deze kenmerken zijn via uitgebreide zoekfuncties te vinden. Je ziet in welke andere projecten of samenstellingen dit onderdeel is gebruikt en welke gerelateerde bestanden er bestaan. Het wordt inzichtelijk hoe een ontwerp is uitgeleverd, in welke versie en aan welke klant. Wordt het ontwerp aangepast, dan wordt bestaande data niet overschreven, maar wordt er een nieuwe versie gemaakt. Hierdoor blijft de gehele ontwerpgeschiedenis behouden.

Dit zijn de belangrijkste, maar niet de enige voordelen: 

• Een ‘single source of truth’ voorkomt dure fouten doordat een verkeerd bestand werd gebruikt, dat is extra handig als je aan verschillende certificeringen moet voldoen
• Is te combineren met een cloud-oplossing 
• Toegangsrechten zijn per gebruiker in te stellen

Is PDM ingewikkeld?

Nee, zeker niet. Een goed systeem werkt intuïtief en heb je zo onder de knie. Het helpt je om de time-to-market van producten te verkorten en zo heb je meer tijd over voor innovatie. Kortom, het geeft je engineers al heel snel het gevoel alsof ze rondlopen in een vertrouwde supermarkt. En de chocoladepasta staat altijd op ooghoogte!