Toekomstbestendige werkprocessen - optimaliseren en digitaliseren

In 2020 ontstond bij Kwant Controls de behoefte om over te stappen op een nieuwe planningsapplicatie. Voor de selectie en implementatie van de juiste tool deed het bedrijf een beroep op de kennis en ervaring van Future Industries, dat al eerder voor ze had gewerkt. 

Willy Tamminga (HR en Office Manager en project-verantwoordelijke), Ulbe Holwerda (Hoofd Productie en hoofdgebruiker van de applicatie) en Egbert Huttinga (Hoofd Logistiek en key user van de applicatie) vertellen over hun ervaringen met de implementatie van VPlan, de applicatie die uiteindelijk is gekozen. 

Eerste oriëntatie

Willy Tamminga: ‘We gebruikten al jaren een Excel-bestand voor onze planning. Op zich werkte dat, maar het was wel foutgevoelig. De noodzaak om dit te automatiseren werd steeds groter. Met als uitgangspunt dat alle informatie die in Excel beschikbaar was ook kon worden meegenomen naar de nieuwe applicatie. Zonder dat er data verloren zouden gaan.’ Egbert Huttinga vult aan: ‘Onze Excelvariant was een 1-op-1 kopie van de informatie uit Exact, die door ons handmatig werd ingevuld. Daar wilden we van af.’ Tamminga: ‘Hieruit ontstond de behoefte om op zoek te gaan naar een planningstool die gekoppeld kon worden aan Exact. Omdat Future Industries al voor andere projecten bij ons actief was, hebben we ze gevraagd om met ons mee te kijken naar de mogelijke opties.’ 

Referentiebezoek belangrijk bij selectie

Samen met Future Industries werden verschillende applicaties bekeken. Duidelijk was dat de voorkeur uitging naar een specifieke planningstool. Ulbe Holwerda vertelt over het proces dat volgde: ‘We hebben gesprekken gevoerd met verschillende aanbieders van applicaties. Zij verzorgden presentaties waarin ze ons uitleg gaven over hun tool.

Uiteindelijk bleven er twee bedrijven over, waaronder VPlan. Om te zien hoe de applicatie in de praktijk werkte, hebben we een referentiebezoek gebracht aan een bedrijf dat VPlan al gebruikte. Zo konden we in de praktijk zien hoe de applicatie werkte. Dat bezoek gaf ons een goede indruk van de mogelijkheden.’ Huttinga: ‘Het visuele aspect van VPlan, zoals het werken met kleuren, sprak ons erg aan. Onze eigen Excelvariant had dat ook. Het bood ons de mogelijkheid om snel een overzicht te hebben van de stand van zaken. Dat moest in de nieuwe applicatie zeker terugkomen.’ Volgens Tamminga viel de keuze uiteindelijk op VPlan omdat het een standaard applicatie is, die kan worden aangevuld door een maatwerk koppeling met de bestaande systemen en die visueel sterk is ingericht. 

Vertrouwde partner

Future Industries is al langer een partner van Kwant Controls. Zo heeft het bedrijf meerdere verbeter-projecten en projecten rondom kwaliteitsmanagement begeleid. Tamminga: ‘In verschillende projecten had Future Industries al opgemerkt dat de planningstool die wij gebruikten, aan verbetering toe was. Het was voor ons een logische stap om ze te vragen het keuzeproces en de implementatie van een nieuwe planningsapplicatie te begeleiden. Per slot van rekening kenden ze ons al en wij hen. De bijdrage van Future Industries tijdens het keuzeproces heeft ons goed geholpen. Zij zorgden voor verdieping en bleven doorvragen om zo de specificaties voor de applicatie goed te formuleren. Namens Future Industries begeleidde Renee van Amerongen-Veltink het project. ‘Dat zij ook al veel ervaring met productie-planning met zich meebracht, was voor ons een pre,’ vertelt Tamminga. ‘Daarbij verdiepte zij zich ook in Exact, zodat ze ook de vertaling kon maken van de output van Exact naar vPlan en de eisen die wij hadden.’

Goede begeleiding

De drie gesprekspartners zijn het erover eens: de begeleiding vanuit Future Industries tijdens het hele project was erg goed. Huttinga: ‘Renee was goed in staat om onze wensen op de juiste wijze te vertalen naar VPlan. Ook door de kennis die ze zelf meebracht.’ Tamminga: ‘Daarbij kon ze onze wensen ook zodanig vertalen dat degene die de applicatie moest bouwen het begreep, en wij tevreden waren over het resultaat.’ Holwerda vult aan: ‘Zo’n overstap naar een andere manier van werken, is een hele verandering. Je gaat vanuit een vertrouwde situatie naar een nieuwe situatie. Dat was wel even wennen. Renee heeft mij daar goed in begeleid.’ Tamminga: ‘Het is heel prettig als je er iemand bij hebt, zoals Renee, die het project begeleidt. We weten allemaal wat we willen, we weten ook dat het moet, maar we gunnen onszelf de tijd niet. Renee was de spreekwoordelijke stok achter de deur om ervoor te zorgen dat je op tijd leverde. Zij heeft echt voor ons het overzicht bewaard en ervoor gezorgd dat de implementatie geslaagd is.’ 

Toegevoegde waarde

‘Voor ons is de toegevoegde waarde van Future Industries dat ze expertise inbrengen en werk uit handen nemen. Ze ondersteunen je organisatie, zodat je verder kunt en komt. Dit soort projecten kun je niet zomaar naast je reguliere werk doen. En als je dan een partner hebt die ook nog jouw taal spreekt, die jouw problematiek kent en herkent, dan voegt dat heel veel toe,’ aldus Tamminga. 

Toekomstplannen

Op het gebied van digitalisering is Kwant Controls voorlopig nog niet klaar. Een groot deel van de productie is al gedigitaliseerd. Holwerda: ‘Onze medewerkers gebruiken Chromebooks met de instructies voor de productie. Alle informatie is digitaal beschikbaar, er liggen geen papieren meer op de werkbank.’

Digitalisering is belangrijk, vinden ze bij Kwant. ‘Als je in deze tijden niet digitaliseert, blijf je stil staan, dan red je het bijvoorbeeld qua productievolume ook niet meer,’ zegt Tamminga, die vervolgt, ‘Dankzij digitalisering produceren we veel meer, met relatief gezien evenveel mensen als 20 jaar geleden.’ Holwerda vult aan: ‘Onze productieprocessen zijn nu veel beter ingericht dan jaren geleden. Daardoor is bijvoorbeeld de foutgevoeligheid een stuk verminderd, wat ook weer een bijdrage levert aan onze productiesnelheid.’ 

Als het gaat over de toekomst is de vraag die voorop staat: hoe ziet Kwant er over vijf jaar uit? ‘Wat hebben we dan nodig, hebben we dan bijvoorbeeld genoeg aan ons huidige ERP-systeem? Ondertussen blijven we aandacht geven aan de bestaande systemen. Als we daar nu in kunnen verbeteren, zullen we dat zeker doen.’ 

Tip voor andere ondernemers

Welke tip hebben de drie voor bedrijven die ook over willen stappen op een andere planningsapplicatie? Tamminga stelt dat je vooraf goed moet vaststellen wat je nodig hebt. ‘Zorg voor een goede omschrijving en ga niet klakkeloos voor een te groot pakket.’ Bij dat laatste sluit Holwerda zich aan: ‘Vraag je voortdurend af of je echt alle mogelijkheden van de applicatie nodig hebt. En ga kijken bij een ander bedrijf waar ze al met de beoogde toepassing werken, laat je daar informeren over de voor- en nadelen van het systeem.’ Tamminga vindt het ook belangrijk dat er een goed implementatie-plan ligt en dat alle betrokken goed zijn aangehaakt. Huttinga geeft als tip dat het belangrijk is om vóór je in gesprek gaat met leveranciers van applicaties, zelf helder te hebben hoe nu het proces vorm wordt gegeven. ‘Dat vormt de basis voor je programma van eisen.’ Tamminga sluit af met de tip: ‘Als je als bedrijf met een nieuwe applicatie start, besef je dan goed dat het leertraject ook veel tijd kost. Misschien wel meer dan waar je vooraf rekening mee houdt.’